E.H.P.A.D. Les Colchiques
E.H.P.A.D. Les Colchiques

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT

Adopté par le Conseil d’Administration de l’association de gestion

de l’EHPAD les Colchiques  
le 23 janvier 2017
Soumis à la consultation du Conseil de la vie sociale le 25 janvier 2017

 

 

 

 

 

 

En vertu de  l’article L311-7 du Code de l’Action Sociale et des Familles,

Le présent règlement de fonctionnement a vocation à définir les droits des résidents et les obligations et devoirs nécessaires au respect des règles de vie collective au sein de l’EHPAD « Les Colchiques »,  ainsi que les droits et obligations des professionnels agissant au sein de l’établissement. Il précise également les conditions d’utilisation des locaux et des équipements à usage collectif ou privé ainsi que les prestations assurées par l’établissement.

 

 

Le présent règlement de fonctionnement est une conséquence du projet de vie de l’établissement et s’inspire des valeurs fondamentales énoncées dans ce projet et en particulier:

 

             - primauté reconnue à la personne dans ses dimensions d’être à la fois social et singulier ;

            - maintien de l’autonomie et mise en œuvre des moyens nécessaires pour la

            promouvoir ;

           

 

 

  1. Les Colchiques est un espace de droit

 

L’accueil et le séjour aux Colchiques s’inscrivent dans le respect des principes et valeurs définis par la Charte des droits et libertés de la personne âgée, dans le respect des droits des usagers tels que définis par la loi du 2 janvier 2002 et de la Charte de la personne âgée dépendante.

Les libertés fondamentales dont peuvent se prévaloir les résidents sont les suivantes :

 

 - Respect de la dignité et de l’intégrité,

 - Respect de la vie privée,

 - Liberté d'opinion,

 - Liberté de culte,

 - Droit à l'information,

 - Liberté de circulation, d’aller et venir,

 - Droit aux visites.

 

 De façon à assurer le respect des droits des personnes accueillies, la Direction donnera les suites appropriées au non-respect de ces droits et plus particulièrement à tout acte de malveillance, de maltraitance, physique, psychique ou morale, matérielle et financière, de négligence active ou passive dont elle pourrait avoir connaissance. Les personnels ont l’obligation de dénoncer les faits de maltraitance dont ils sont témoins dans l’exercice de leurs fonctions. Ils sont alors protégés conformément à la législation en vigueur. Le (la) résident(e) peur signaler directement les faits de maltraitance en appelant le numéro 3977. La direction de l’établissement lui apportera son secours dans cette démarche. Le (la) résident(e) peut désigner par écrit une personne de confiance (art L 1111-6 du code de la santé publique).

Chaque résident a le droit d’avoir un référent institutionnel qui lui est présenté à son entrée dans l’établissement. Le référent institutionnel est l’interlocuteur privilégié du résident et l’organisateur de son projet personnalisé.

 La personne de confiance sera consultée lors de l’élaboration du projet de vie du résident et des évaluations périodiques de ce projet et recevra toute l’information nécessaire. Cette désignation est révocable à tout moment.

Les informations à caractère administratif sont conservées par l’établissement sous la responsabilité du directeur, dans un meuble auquel ne peuvent accéder que les personnes habilitées à cet effet. Certaines données sont informatisées.

            Les informations à caractère médical sont conservées dans un local sécurisé et sont consultables par des soignants désignés, le médecin coordonnateur, et le médecin traitant choisi par le résident (Dossier Médical Informatisé). Tout résident, accompagné de la personne de son choix, et le cas échéant son représentant légal a accès, sur demande formulée par écrit et de manière précise, à son dossier médical (Loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé et ses décrets d’application). Ces données sont protégées par le secret professionnel et médical auxquels sont tenus l’ensemble des membres du personnel et les professionnels de santé libéraux.

 

Concernant le traitement automatisé de ces données, l’établissement s’engage à respecter les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

 

I-1 Faire valoir ses droits

 

Les dispositifs suivants sont destinés à soutenir le résident dans l’expression de ses demandes et dans la défense de ses droits :

 

 

 

I-1-a. Concertation au sein de l’établissement

 

La Direction et l’encadrement se tiennent à la disposition des résidents et de leurs familles pour toute difficulté ou insatisfaction tenant aux prestations de l’établissement. Une fois par an, le directeur invite le résident et sa famille à un entretien individuel d’échange autour du projet de vie du résident. A tout moment, un rendez-vous avec la famille, le représentant légal ou le résident accompagné d’une personne de son choix pourra être mis en œuvre. Les résidents et leur famille peuvent également émettre des commentaires, critiques positives ou négatives sur la boite à idée laissée à leur disposition.

Tout incident, plainte ou conflit sera traité avec diligence et donnera lieu à une réponse écrite si nécessaire.

Si la situation le permet (confidentialité, règles de droit), une communication interne est faite aux acteurs de la structure, dont le Conseil de la Vie Sociale, afin que tous les enseignements utiles soient tirés du problème soulevé.

 

I-1-b. Conseil de la vie sociale

 

Le Conseil de la Vie Sociale est un organisme s’attachant à garantir les droits et la participation des résidents à la vie de l’établissement.

La composition, les modalités de fonctionnement ainsi que les attributions du

Conseil, établies par le décret n°2005-1367 du 2 novembre 2005, sont précisées dans son règlement intérieur.

Le Conseil de la Vie Sociale est un lieu d’information, d’échange et d’expression sur toutes les questions intéressant le fonctionnement de l’EHPAD.

Il est également un lieu d’écoute dont la vocation est de favoriser la participation des personnes âgées résidant aux Colchiques.
 

Les avis et propositions adoptés par les membres du Conseil de la Vie Sociale sont adressés à la direction de l’établissement qui doit obligatoirement faire connaître au CVS les suites, favorables ou défavorables, données aux avis et propositions formulés.

 

 I-1-c. La médiation de la « personne qualifiée »

 

Instituées par la loi du 2 janvier 2002 et le décret du 14 novembre 2003, les personnes qualifiées sont nommées conjointement par le représentant de l’Etat et le président du Conseil Départemental. Elles ont pour mission, sans pouvoir de contrainte, de trouver des solutions par le dialogue aux conflits entre les résidents et l'établissement.

Les coordonnées de ces médiateurs externes ainsi que les modalités pour y recourir sont communiquées par voie d’affichage au résident.

 

II – Admission

 

            Toute personne âgée de 60 ans minimum, valide ou présentant une perte d’autonomie peut prétendre à l’admission. Néanmoins, l’établissement facilitera l’admission prioritaire des ressortissants de Prémery et des communes avoisinantes. Il se réserve également le droit de ne pas donner une suite favorable aux demandes d’admission qui ne se trouvent pas en conformité avec les qualifications et les compétences du personnel (Alzheimer ou maladies apparentées, pathologies exigeants une permanence des soins infirmiers.)

Dans le cadre de la procédure de préadmission une visite par le futur résident et une présentation préalable de l’établissement sont souhaitables. Une remise du dossier d’information comprenant les éléments suivants est effectuée lors de la première rencontre :

                       

 

L’évaluation personnalisée de l’autonomie de la personne souhaitant être admise est effectuée par son médecin traitant, sur la base de la grille AGGIR. La commission d’admission comprenant le médecin coordonnateur de l’établissement examine chaque dossier médical, afin de vérifier l’adéquation entre les moyens dont dispose l’établissement et l’état de santé du futur résident. Dans le cas où cette adéquation ne peut être établie, une lettre de refus est envoyée à la personne ou son proche.

 

L’admission est ensuite prononcée par le directeur ou la personne mandatée par lui, après examen du dossier administratif, social et médical complet et après constatation du consentement éclairé du futur résident. La date d’arrivée du résident est alors fixée d’un commun accord. Si le résident décide d’arriver à une date ultérieure, celui-ci se voit alors facturé un tarif réservation. La date de réservation est définie d’un commun accord sur le document « Engagement de réservation ».

 

Un protocole d’admission, consultable sur demande, régit les étapes de la procédure et les obligations de l’établissement lors de l’admission.

 

III - Règles de vie collective

 

L'harmonie et le bon fonctionnement de la vie collective supposent le respect de certaines règles de vie commune :

 

Respect d’autrui

 

La vie collective et le respect des droits et des libertés individuelles impliquent une attitude qui rend la vie commune agréable : délicatesse, politesse, courtoisie, convivialité, solidarité, respect de l’intimité…

 

Sorties et séjours vacances

 

Les Colchiques est une maison de retraite ouverte. Chacun peut aller et venir librement. L’établissement également propose des sorties à ses résidents. Ces sorties sont organisées et mises en œuvre par l’animatrice. Elles sont à la charge exclusive de l’établissement.

En cas d'absence volontaire, l'information doit être donnée au personnel infirmier ou au secrétariat. Pendant son absence, le résident n’est plus sous la responsabilité de l’établissement.

Les accès extérieurs étant fermés de 21h à 7h00, le résident amené à circuler à l’extérieur durant ces heures de fermeture est invité à le signaler à l’équipe soignante.

Toute absence anormale sera signalée à la Direction et des recherches seront immédiatement entreprises. Elles seront tout d’abord effectuées par les membres du personnel de service puis, sur décision de la Direction, par les services de police ou de gendarmerie.

 

Visites

 

Les visiteurs sont les bienvenus. Les visites sont cependant déconseillées le matin durant les soins jusqu’à 11h30 et les heures de repas. Les visiteurs peuvent être accompagnés d’un animal de compagnie tenu en laisse.

Les enfants devront rester sous la surveillance permanente de leurs parents.

L’accès des photographes, journalistes, démarcheurs et représentants est soumis à l’autorisation préalable du résident et de la Direction.

 

Alcool – Tabac

 

L'abus de boissons alcoolisées est interdit.

Conformément au décret 2006 – 1386 paru au JO n° 265 du 15 novembre 2006, il est interdit de fumer dans les espaces publics de l'établissement. Il est de plus interdit de fumer au sein des chambres et au lit pour des raisons de sécurité.

 

L'utilisation d'appareil de radio, de télévision ou de tout autre système phonique se fera avec discrétion. En cas de difficultés auditives et de nuisances sonores importantes, le port d'écouteurs peut être demandé.

 

Respect des biens et équipements collectifs

 

Chaque résident doit, dans la mesure de ses possibilités, veiller à ne pas nuire à la propreté des locaux et respecter le mobilier mis à sa disposition.

Les denrées périssables, susceptibles d'être entreposées dans le logement du résident feront l'objet d'une surveillance par la personne âgée, ses proches ou à défaut le personnel. Le personnel se réserve le droit d’effectuer le nettoyage des  réfrigérateurs dès que nécessaire.

 

Sécurité

 

L’établissement met en œuvre tous les moyens dont il dispose pour le plus haut niveau de sécurité possible aux résidents, dans la limite de l’exercice de leur liberté.

Les plans d’évacuation sont affichés dans les couloirs des différents services. En cas d’incident, les consignes de sécurité seront données par les membres du personnel, formés à cet effet.

Les installations électriques, ascenseur, chauffage et le matériel de l’établissement font l’objet de maintenances régulières. Les normes d’hygiène et de sécurité sont mises en œuvre par le biais de protocoles adaptés.

L’établissement est équipé d’un système d’appel permettant à chaque résident de joindre, à tout moment et à partir de n’importe quel endroit de l’établissement, le personnel soignant.

L'utilisation d'appareillage ne doit pas être détournée de son objet. De ce fait et par mesure de sécurité, il est interdit de :

- modifier les installations électriques existantes ;

- d’utiliser tout appareil à carburant liquide, solide ou gazeux, ainsi que

des couvertures chauffantes.

L’usage des postes de télévision et autre appareil électroménager est soumis à autorisation de la Direction après vérification de la conformité du matériel avec l’installation électrique.

Tout dysfonctionnement d’un équipement doit être signalé sans qu'il soit opéré de manipulation préalable en dehors de celle qui permettrait une sauvegarde des personnes ou des biens.

 

Situations exceptionnelles

 

Un plan Bleu actualisé chaque année en lien avec les instances départementales est mis en œuvre au profit des personnes âgées en cas de risques climatiques exceptionnels. Ce plan prévoit les conseils et protocoles d’action en cas de forte chaleur.

L’établissement dispose de plusieurs espaces climatisés ou rafraîchis. Des

boissons fraîches sont mises à disposition des résidents.

Les locaux sont équipés de dispositifs de sécurité appropriés. Des exercices et

formations continues du personnel contre le risque d’incendie sont régulièrement

organisés.

L’établissement met en œuvre des vigilances sanitaires visant notamment à

prévenir les infections nosocomiales, les toxi-affections alimentaires, le risque de

légionellose ou des situations pandémiques.

 

 

VI. Organisation des locaux collectifs et privés

 

 

Les locaux privés

 

Chaque chambre dispose d’une clef qui sera remise au résident dès son entrée, s’il la demande.

Il est conseillé aux futurs résidents de meubler et personnaliser  leur chambre (fauteuil, commode, table, objets de décorations, photos…) d'une manière compatible avec l'état de santé, la superficie affectée, la sécurité et l’organisation des soins tant pour le résident que le personnel et les visiteurs.

 

L’établissement couvrant ses pensionnaires en ce qui concerne la responsabilité civile tant à l’intérieur qu’à l’extérieur, il est inutile pour le résident de souscrire un contrat de responsabilité civile. Toutefois, lorsque le résident possède un fauteuil roulant électrique, une assurance « automobile responsabilité civile défense recours » est obligatoire. Elle peut être souscrite auprès du prestataire de son choix, les frais étant à sa charge. Il est également demandé aux résidents de bien vouloir assurer eux-mêmes les biens dont ils sont propriétaires.

 

Le ménage du logement est assuré par le personnel de l’établissement.

Les petites réparations sont assurées par le technicien d’entretien de l’établissement. L’intervention est comprise dans le tarif journalier.

Lorsque l'exécution de travaux nécessite l'évacuation temporaire des lieux, le directeur en informe chaque résident concerné qui ne peut s'y opposer. La Direction s'engage dans ce cas à reloger le résident pendant la durée des travaux dans des conditions satisfaisantes et répondant à ses besoins.

 

Les locaux collectifs

 

Les locaux collectifs sont à disposition des résidents et de leur famille. L’accès de certains locaux de service demeure toutefois réservé au personnel uniquement. L’établissement est accessible aux personnes à mobilité réduite.

 

 

V. L’accompagnement des résidents

 

 

Obligations du personnel à l’égard du résident

 

Les membres du personnel sont soumis à l’obligation de secret et de discrétion professionnelle pour tous les faits, informations ou documents dont ils ont la connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

Les informations médicales contenues dans le Plan de Soin Informatisé, ainsi que celles figurant aux dossiers médicaux sont consultables uniquement par les membres du personnel habilités ainsi que les intervenants médicaux et paramédicaux auprès du résident.

 

Les membres du personnel sont soumis :

- au devoir de satisfaire aux demandes d’information des résidents ou de leurs représentants légaux dans les limites du secret professionnel et dans la limite de leurs compétences.

- A l’obligation de service : toute absence même de courte durée doit être signalée auprès du responsable de service. Les tâches confiées doivent être exécutées. Nul ne peut, sous peine de sanctions disciplinaires, refuser d’accomplir son travail.

 

Chaque résident a droit au professionnalisme et à une attention constante des membres du personnel, lesquels orientent leurs actions vers le bien-être et le confort des résidents.

Les expressions de familiarité (tutoiement, appellation par le prénom, etc.) sont strictement interdites sauf autorisation explicite du résident, discutée et décidée de façon collective.

Le personnel sonne systématiquement avant de pénétrer dans l’espace privatif de la chambre.

Les toilettes et soins sont effectués avec la porte de la chambre ou de la salle de bain fermée et les rideaux ou voilages tirés pour préserver l’intimité de la personne.

Les soins sont effectués en respectant la prescription médicale et les protocoles de soins, avec un souci permanent d’explication de l’acte de soins au résident et à sa famille.

Un entretien « famille » est prévu un mois après l’entrée du résident. A cette occasion, les infirmières, le médecin coordonnateur et la direction, en présence du référent institutionnel, font le bilan avec le résident et sa famille ou son proche sur son accompagnement durant le mois passé. Cet entretien permet de préciser les attentes du résident et de sa famille et conduit à l’élaboration du projet personnalisé du résident.

 

Médecin traitant et spécialiste

 

Chaque résident est libre de faire le choix de ses prestataires de soins (médecin traitant et spécialistes). Le transport en VSL (Véhicule Sanitaire Léger) pourra être pris en charge par la sécurité sociale pour les personnes souffrant d’une ALD (Affection de Longue Durée) ou en cas d’hospitalisation.

Toutefois, en cas d’empêchement ou de refus du médecin traitant de venir consulter son patient dans un délai raisonnable et au regard de l’urgence, le personnel  infirmier se réserve la possibilité d’appeler le SAMU ou tout autre médecin disponible. En cas d’indisponibilité répétée dans la prise en charge des soins, il pourra être demandé par écrit à la famille de bien vouloir choisir un autre médecin.

 

Les repas


Le petit-déjeuner est servi en chambre.

Le déjeuner et le dîner sont servis à la salle à manger et ne peuvent être pris en chambre que si l’état de santé des résidents l’exige, sur avis médical et après décision de l’équipe soignante.

 

Les horaires sont les suivants :

- Petit-déjeuner de 7h à 8h30

- Déjeuner à 12h

- Dîner à 18h30

- Un gouter est également proposé aux résidents dans l’après-midi.

-Une collation dans la nuit est servie sur demande.

 

Les menus sont arrêtés par la Commission des menus et suivis par un diététicien.

L’établissement garantis à son résident un menu complet de remplacement (entrée, viande et légume, fromage, dessert) tous les jours. Les vœux du résident sont recueillis tous les 15 jours. Un document lui est remis retraçant l’ensemble de ses choix de remplacement pour les deux semaines à venir.

Les dérogations pour régimes alimentaires sans sel, allergies et diabétiques pourront être admises sur prescription médicale.

Les résidents ont la possibilité d’inviter des parents ou des amis à déjeuner ou à dîner en prévenant le secrétariat un jour avant. Le prix de ces repas est affiché à l’attention des familles et résidents. Les repas sont facturés et doivent être réglés à l’ordre de l’établissement.

L’absence aux repas doit être signalée un jour avant par le résident ou sa

famille auprès du secrétariat.

 

Linge et produits d’hygiène

 

Les draps plats et le linge de toilette sont fournis, blanchis et entretenus par les soins de l’établissement, sauf si le résident souhaite, en partie ou en totalité, apporter ses draps plats ou linge de toilette personnels.

Au même titre que ces linges, la garde-robe  personnel est lavée et repassée par l’établissement. Elle sera marquée au nom du résident avec une étiquette. Les résidents qui le souhaitent peuvent la faire entretenir à l’extérieur. Cependant l’établissement ne prend pas en charge les frais de pressing.

Tout apport de vêtement neuf en cours de séjour sera également marqué avant toute mise en circulation.

Le linge délicat doit être signalé à l’établissement et obligatoirement entretenu par la famille. Les machines de l’établissement ne permettant pas l’entretien du linge délicat (+30° min.). Si par mégarde, ces vêtements, nécessitant un entretien particulier, étaient intégrés dans le circuit d’entretien du linge, l’établissement ne saurait être tenu pour responsable en cas de détérioration.

De même, il ne pourra être tenu pour responsable de la perte éventuelle du linge non marqué.

 

Pratique religieuse

 

Les membres du personnel s’obligent à un respect de toutes les croyances, convictions et opinions. Le respect de la liberté de conscience des résidents est une règle fondamentale.

Ce droit à la pratique religieuse s’exerce dans le respect de la liberté de chacun.

 

Accompagnement en fin de vie

 

Les accompagnements de fin de vie font l’objet de soins, d’assistance et de soutien adaptés dans le respect des appartenances confessionnelles et des convictions de la personne et de ses proches. La famille est informée de la dégradation de l’état de santé de son proche et peut rester auprès de lui autant que possible ces derniers moments.

L’équipe mobile de soins palliatifs EMERAUDE peut intervenir au sein de l’établissement sur décision de l’équipe soignante.

Toutes les volontés exprimées par le résident sont scrupuleusement respectées. Si toutefois aucune volonté n’a été notifiée à la Direction, les mesures nécessaires sont arrêtées avec l’accord de la famille ou du représentant légal.

 

 

 

 

 

 

Les services

 

  • Courrier

 

Le courrier est soit distribué avant le repas de midi par le personnel de service, soit retourné aux familles ou aux tuteurs légaux selon les dispositions convenues lors de l’admission.

Les résidents souhaitant poster du courrier sont invités à le laisser à l'accueil avant

16 heures.

 

  • Téléphone

 

Chaque chambre est équipée d’une ligne téléphonique. Les résidents souhaitant ce service peuvent en bénéficier sur demande auprès de l’opérateur de leur choix.

Le résident peut être joint également aux heures des repas (11h45 et 18h15) sur la ligne du standard de l’établissement.

 

  • Coiffure, pédicure et soins esthétiques

 

A l’intérieur de l’établissement, un salon de coiffure hommes et femmes est à la disposition des résidents. Une coiffeuse à domicile intervient régulièrement au sein de l’établissement et propose des prestations dont les tarifs sont affichés sur la porte du salon de coiffure et à l’entrée de l’établissement.

De même, un pédicure est présent une fois par mois dans l’établissement. Les soins de pédicurie peuvent être pris en charge par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie sous réserve d’une prescription médicale.

Ces deux soins ne sont pas pris en charge par l’établissement. Le secrétariat ou l’animatrice peuvent vous aider pour la prise de rendez-vous.

 

  • Loisirs

 

Nombreuses activités, spectacles et sorties sont organisés et proposés aux résidents qui le désirent.

Les activités sont annoncées par voie d’affichage dans le hall d’accueil ainsi que dans chaque secteur. L’animatrice informe le résident et sollicite sa participation à ces activités.

 

 

 

                                 

 

Coordonnées

E.H.P.A.D. Les Colchiques

2 rue Ambroise Croizat

58700 Premery

 

Téléphone : 03 86 37 96 39

Fax : 03 86 68 07 78

Email :

les-colchiques.ehpad@wanadoo.fr

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Nous nous ferons un plaisir de vous aider. Prenez contact avec nous au :

 

03 86 37 96 39

 

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